1. Identificación del responsable del tratamiento de datos
SMARTTEX S.A.S., empresa domiciliada en Santiago de Cali, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recibe a través de su sitio web, formularios de contacto, canales comerciales y herramientas digitales de atención al cliente.
Datos de contacto:
- Razón social: SMARTTEX S.A.S.
- Dirección: Calle 23 #40A-13, barrio El Guabal, Cali, Colombia.
- Correo electrónico: gerencia@smarttexco.com
- Teléfono: +57 602 3793546
- WhatsApp: +57 315 3513126
- Sitio web: https://smarttexco.com
2. Marco normativo
SMARTTEX S.A.S. reconoce el derecho fundamental a la protección de datos personales y orienta sus procedimientos de tratamiento conforme a la legislación colombiana aplicable, especialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los complementen, modifiquen o sustituyan.
La empresa aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
3. Datos personales que podemos recopilar
Según el canal utilizado y la naturaleza de la relación comercial, podremos solicitar o recibir:
- Nombres y apellidos.
- Nombre de la empresa o establecimiento.
- Ciudad y país.
- Correo electrónico.
- Número de teléfono o WhatsApp.
- Productos y referencias textiles de interés.
- Cantidades requeridas, colores, aplicaciones y necesidades de compra.
- Información incluida voluntariamente en mensajes, consultas o solicitudes de cotización.
- Información técnica necesaria para el funcionamiento y la seguridad del sitio web, como dirección IP, tipo de navegador y registros de acceso, cuando corresponda.
No solicitamos datos personales sensibles para realizar cotizaciones o atender consultas comerciales. Recomendamos no compartir contraseñas, información financiera confidencial ni datos sensibles en los formularios o conversaciones.
4. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser utilizados para:
- Responder solicitudes de información y cotización.
- Atender consultas sobre las telas, especificaciones técnicas y aplicaciones de nuestros productos.
- Establecer contacto con clientes, distribuidores y posibles compradores.
- Elaborar propuestas comerciales y dar seguimiento a negociaciones.
- Gestionar pedidos, entregas y relaciones contractuales.
- Mantener registros de comunicaciones y solicitudes comerciales.
- Mejorar la atención al cliente y el funcionamiento de nuestros canales digitales.
- Gestionar la seguridad del sitio web y prevenir usos indebidos.
- Enviar información comercial, novedades o comunicaciones promocionales cuando exista la autorización correspondiente.
- Cumplir obligaciones legales, administrativas, contables y contractuales.
Los datos se utilizarán únicamente para finalidades legítimas e informadas al titular.
5. Autorización para el tratamiento
Cuando la legislación lo requiera, SMARTTEX S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada para tratar los datos personales.
La autorización podrá obtenerse mediante formularios electrónicos, casillas de aceptación, comunicaciones escritas u otros mecanismos que permitan acreditar la decisión del titular.
El suministro de datos personales para finalidades promocionales será voluntario y no se entenderá autorizado únicamente por visitar el sitio web
6. Atención mediante el asistente comercial SMART
SMARTTEX S.A.S. desarrolla un asistente comercial digital denominado SMART, destinado a orientar a visitantes y posibles compradores sobre productos textiles, aplicaciones, especificaciones y condiciones comerciales.
Durante su utilización, el asistente podrá procesar los mensajes enviados voluntariamente por el usuario y la información necesaria para atender su solicitud.
Las conversaciones podrán conservarse temporalmente para dar continuidad a la atención, registrar oportunidades comerciales y permitir el seguimiento por parte del personal autorizado.
El asistente podrá utilizar servicios tecnológicos externos, incluidos proveedores de alojamiento, bases de datos y procesamiento mediante inteligencia artificial, cuando estén habilitados por la empresa.
Antes de activar estas funciones, SMARTTEX S.A.S. deberá establecer las condiciones aplicables de privacidad, seguridad y tratamiento de datos con dichos proveedores.
El asistente SMART es una herramienta de apoyo comercial. Las cotizaciones, compromisos contractuales y condiciones definitivas de venta estarán sujetos a confirmación por parte de SMARTTEX S.A.S.
7. Uso de proveedores tecnológicos
Para operar sus canales digitales, SMARTTEX S.A.S. podrá utilizar proveedores de alojamiento web, formularios, bases de datos, correo electrónico, infraestructura informática y servicios de inteligencia artificial.
El acceso de estos proveedores a datos personales estará limitado a lo necesario para prestar los servicios contratados, bajo las condiciones de protección de datos y confidencialidad que correspondan.
Cuando se realicen transmisiones o transferencias internacionales de datos, se observarán las disposiciones legales colombianas aplicables.
8. Conservación de la información
SMARTTEX S.A.S. conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, atender obligaciones legales o contractuales y gestionar solicitudes pendientes.
Los plazos podrán variar según el tipo de información y la relación con el titular.
En el caso del asistente SMART, se contempla inicialmente un período de conservación de conversaciones de hasta 90 días, sujeto a la configuración efectiva del servicio y a las obligaciones legales aplicables.
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y cuando no exista obligación legal de conservación, la información será eliminada, anonimizada o sometida a las medidas que correspondan.
9. Derechos de los titulares
De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con su tratamiento.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando legalmente proceda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en las condiciones previstas por la ley.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable del tratamiento, cuando sea exigible.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
La solicitud deberá incluir información suficiente para identificar al titular, describir la petición y permitir el envío de una respuesta.
Las consultas se atenderán dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
Los reclamos se atenderán dentro de un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su recepción completa. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
Se aplicarán las reglas legales correspondientes cuando una solicitud esté incompleta.
11. Seguridad de la información
SMARTTEX S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o uso indebido.
Entre las medidas previstas se encuentran el control de acceso a herramientas administrativas, el uso de conexiones seguras y la restricción del acceso a la información comercial.
Ningún sistema informático puede garantizar seguridad absoluta. Por ello, la empresa revisará y actualizará sus medidas de protección de acuerdo con los riesgos identificados.
12. Cookies y tecnologías similares
El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, seguridad, preferencias de navegación y, cuando corresponda, análisis de uso.
Algunas herramientas o complementos instalados en el sitio web pueden establecer cookies propias o de terceros.
SMARTTEX S.A.S. procurará informar sobre su utilización y obtener las autorizaciones que correspondan cuando se empleen tecnologías no esenciales que impliquen tratamiento de datos personales.
Los visitantes podrán gestionar determinadas cookies mediante la configuración de su navegador.
13. Comunicaciones comerciales
SMARTTEX S.A.S. podrá enviar información sobre sus referencias textiles, desarrollos, novedades y oportunidades comerciales cuando cuente con la autorización correspondiente o con otra base legal aplicable.
Los destinatarios podrán solicitar dejar de recibir comunicaciones promocionales escribiendo a gerencia@smarttexco.com.
14. Datos de menores de edad
Los productos y servicios comerciales de SMARTTEX S.A.S. están dirigidos principalmente a empresas, comerciantes y personas adultas.
No buscamos recopilar intencionalmente datos personales de niños, niñas o adolescentes mediante el asistente SMART o los formularios comerciales.
Si se identifica información de menores, se aplicarán las medidas de protección y las condiciones especiales previstas por la legislación colombiana.
15. Actualización de la política
SMARTTEX S.A.S. podrá actualizar esta política cuando se produzcan cambios legales, tecnológicos, administrativos o en los servicios ofrecidos.
Las modificaciones se publicarán en el sitio web oficial, indicando la fecha de actualización correspondiente.
16. Vigencia
La presente política entrará en vigencia a partir de su publicación oficial en el sitio web de SMARTTEX S.A.S.
Para consultas relacionadas con privacidad y protección de datos personales, los interesados podrán comunicarse a:
SMARTTEX S.A.S. — Telas con sentido.